Автоматизация сети ветеринарных клиник на платформе «БИТ.Айболит»
Проект охватил : перевод регистратуры на единый календарь записи, складской учёт расходных материалов по нормам списания и расчёт заработной платы врачей от фактической выработки.
Исходная ситуация
Отдельные клиники сети исторически работали как самостоятельные точки: у каждой — свой журнал записи, свои правила списания расходников и ручной расчёт зарплаты в конце месяца. При росте до трёх филиалов это стало ограничивать управляемость бизнеса.
| ОБЛАСТЬ | ДО ВНЕДРЕНИЯ | ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ |
| Запись | Бумажный журнал и мессенджер, риск двойной записи | Единый календарь по всем клиникам и кабинетам |
| Склад | Списание материалов «на глаз», нет контроля остатков | Списание по нормам услуги, напоминания о минимальных остатках |
| Зарплата | Ручной свод выработки в Excel раз в месяц | Расчёт по факту оказанных услуг, готовый отчёт по кнопке |
| Отчётность | Разрозненные данные по каждой клинике отдельно | Сводный отчёт по сети: продажи, оплаты, движение денег |
Календарь записи по всем клиникам сети
МОДУЛЬ РЕГИСТРАТУРЫ
Единый журнал записи показывает занятость врачей, кабинетов и оборудования во всех трёх клиниках одновременно. Администратор ищет свободное окно и оформляет заявку без звонков в другой филиал.
▸ Автоматический подбор ближайшего свободного времени у специалиста
▸ Учёт занятости кабинетов и оборудования, а не только врачей
▸ Перенос заявки на другого сотрудника без потери истории записи
Продажа и списание материалов одним документом
МОДУЛЬ ОКАЗАНИЯ УСЛУГ
Документ «Оказание услуг» фиксирует перечень выполненных работ, применяет скидки и сертификаты и одновременно формирует расчёт с клиентом — наличными, картой или в счёт депозита.
▸ Автоматический пересчёт скидок и работа с картами лояльности
▸ Приём оплаты картой через терминал прямо из документа
▸ Учёт долга клиента и истории взаиморасчётов
Приём врача со списанием расходников по нормам
МОДУЛЬ МЕДИЦИНСКОЙ КАРТЫ
Врач ведёт протокол осмотра, диагноз и план лечения в структурированном шаблоне, а система автоматически списывает материалы по нормам конкретной услуги — сверять склад вручную после каждого приёма больше не требуется.
▸ Структурированные шаблоны осмотра по специализациям
▸ Автоматическое списание материалов по нормам расхода
▸ Фиксация вакцинации с указанием серии и партии препарата
Сводный отчёт за сутки по всей сети
МОДУЛЬ ОТЧЁТНОСТИ
Владелец получает единый отчёт по движению денег в кассах, выработке сотрудников и взаиморасчётам — по каждой клинике и по сети в целом, без сведения данных вручную.
▸ Движение денежных средств по кассам за смену
▸ Выработка сотрудников в разрезе услуг, товаров и материалов
▸ Взаиморасчёты с клиентами и сотрудниками на одном экране
История посещений питомца доступна в любом филиале
МОДУЛЬ КЛИЕНТСКОЙ БАЗЫ
Карточка питомца хранит полную историю визитов, назначений и вакцинаций. При обращении в другой филиал сети врач сразу видит, что и когда уже проводилось — независимо от того, кто вёл приём в прошлый раз.
▸ Единая карточка питомца на все клиники сети
▸ История посещений с указанием врача, услуги и суммы
▸ Данные доступны при повторном визите в любой филиал
Этапы проекта
Внедрение шло поэтапно по всем трём клиникам параллельно, чтобы не останавливать приём.
| 1 | Обследование Сбор требований по трём клиникам, сведение справочников услуг, номенклатуры и сотрудников в единый формат. |
| 2 | Настройка конфигурации Модели расписания по кабинетам, нормы списания материалов, шкала расчёта заработной платы, шаблоны осмотра. |
| 3 | Оборудование Подключение фискальных регистраторов, эквайринговых терминалов и сканеров штрихкода на кассах всех точек. |
| 4 | Запуск и обучение Обучение администраторов, врачей и кладовщиков, перенос остатков, параллельный учёт и полный переход. |
07 Результаты через квартал
| 0 двойных записей к одному врачу в неделю | 3д → 4ч срок квартальной инвентаризации | 1 отчёт вместо ручного свода зарплаты в Excel | 1 база клиентов и питомцев на всю сеть |
Планируете похожий проект?
Проведём аудит процессов записи, склада и расчёта зарплаты и оценим срок и стоимость внедрения для вашей сети.