"1С:Документооборот 8 КОРП" ориентирован на бюджетные учреждения, а также средние и крупные коммерческие предприятия и предназначен для комплексного решения широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов;
• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
• учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• учет обращений граждан;
• учет договоров, начиная от подготовки проекта и заканчивая контролем исполнения обязательств и расторжением договора;
• учет и контроль переадресации документов в сторонние организации и из них;
• использование сертифицированных механизмов ЭЦП для подписания и шифрования документов и файлов;
• обработка персональных данных в соответствии с Федеральным законом №152-ФЗ;
• просмотр и редактирование документов;
• контроль версий документов;
• полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
• автоматическое заполнение новых файлов и документов на основании заранее настроенных шаблонов;
• штрихкодирование бумажных документов, автоматическое впечатывание штрихкодов и регистрационных штампов на титульные листы бумажных документов, поиск документов и файлов по штрихкодам;
• автоматизация коллективной работы пользователей с документами и файлами с использованием таких бизнес-процессов, как рассмотрение, исполнение, согласование, утверждения, регистрация;
• условная маршрутизация бизнес-процессов, настраиваемая пользователями;
• поддержка сложных процедур согласования, например параллельное, последовательное или смешанное согласование с использованием условий маршрутизации;
• поддержка нескольких резолюций в документах, в том числе и резолюций должностных лиц сторонних организаций;
• присвоение любым данным различных тематических категорий, как ручное, так и автоматическое, основанное на анализе содержания документов и файлов;
• контроль исполнительской дисциплины, в том числе и по работе с обращениями граждан;
• шаблоны процессов обработки документов, настраиваемые пользователями;
• настраиваемые связи между документами, как односторонние, так и двухсторонние;
• автоматический запуск любых бизнес-процессов по расписанию;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты;
• загрузка файлов со сканера, в том числе и потоковая с автоматическим распознаванием штрихкодов;
• учет и контроль рабочего времени сотрудников;
• онлайн и оффлайн обмен данными с другими типовыми конфигурациями;
• обмен входящими и исходящими документами с другими СЭД в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010.

Учет документов ведется в разрезе видов документов, в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, рекомендациям Росархива и отечественной делопроизводственной практике.

"1С:Документооборот 8 КОРП" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или среднее предприятие.

"1С:Документооборот 8 КОРП" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Работа в 1С Документооборот 3.0

Содержание

• Описание программного обеспечения
• 1С: Документооборот
• Возможности программы 1С: Документооборот
• Основной функционал программы 1С: Документооборот:
• Основные настройки вида документа
• Настройка шаблона документа
• Роли файлов в документах
• Автозаполнение файлов
• Пример, Копирование уже существующего шаблона для другого здания
• Связи между объектами
• Как настроить типы связей
• Настройки связей
• Автоматическое расширение доступа к связанным документам
• Как установить связи
• Подробнее о помощнике создания связи
• Внешние ссылки в связях
• Отчет по структуре связей
• Работа с документами
• Единый справочник документов
• Режимы просмотра
• Область быстрого просмотра
• Область быстрого отбора
• Признак прочтенности документов
• Создание документа
• Интерфейс карточки документа
• Просмотр сводной информации о документе
• Закладка «Реквизиты»
• Закладка «Обработка»
• Закладка «Дополнительно»
• Закладка «ЭП»
• Закладка «Переадресован»
• Закладка «Категории»
• Закладка «Доступ»
• Панель навигации в карточке документа
• Проверка орфографии в карточке документа
• Печать карточки документа
• Сохранение сведений о создании документа
• Сквозной пример - Создание договора аренды
• Заполнение договора
• Контроль оригиналов, сроков договоров, ежедневные уведомления окном или в центр уведомлений из программы, или письмом на почту
• Дополнительные реквизиты в договоре
• Офис добавить - изменить
• Редактирование файлов MS Word
• Просмотр истории изменений файлов MS Word
• Журнал передачи документов (договоров)
• Как работать с журналом передачи документов
• Создание записи в журнале передачи
• Срок возврата документов
• Передача контрагенту
• Автоматическое отражение передачи контрагенту

Описание программного обеспечения

1С: Документооборот

Программный продукт компании «1С», который предназначен для автоматизации процессов документооборота в организациях любой сферы деятельности. Это эффективный инструмент построения и наладки электронного документооборота, позволяющий не только автоматизировать, но и упростить многие процессы. Внедрение продукта не потребует больших временных или денежных затрат со стороны руководства, но при этом в обязательном порядке даст возможность более интенсивно развиваться на рынке.

В бизнесе автоматизация процессов работы с документами имеет различные масштабы и цели. Например, внедрение такой автоматизированной концепции в крупной корпорации, которая решила перейти на электронные документы, предполагает реализацию масштабного проекта, который невозможно сравнить с внедрением аналогичного функционала в небольшой фирме.

Возможности программы 1С: Документооборот

Продуманный до мелочей функционал и используемые методики обеспечивают полный цикл переработки документации.

• Централизованное и безопасное хранение внутренних деловых отчетов.

• Регистрация входящей и исходящей документации.

• Создание и обработка организационных, информационных, распорядительных и иных актов (в т. ч. договоров, служебных записок и прочих).

• Получение доступа к бумагам в соответствии с правами каждого конкретного участника.

• Налаживание взаимодействия специалистов, проверка выполнения и проработки протоколов.

• Настройка маршрутизации актов, контролирование и анализ их реализации.

• Контроль трудового времени работников.

• Автоматическая загрузка оригиналов с электронной почты или со сканера.

Основной функционал программы 1С: Документооборот:

Корреспонденция (входящая и исходящая)

Внутренняя документация

Поиск необходимой информации

• по реквизитам;

• по спискам;

• с помощью полнотекстового поиска;

• по штрих-кодам.

Электронные подписи

Процессы для работы с договорами

Обработка файлов

Встроенная почта

Бизнес-процессы и поручения

По умолчанию бизнес-процессы делятся на шесть основных видов:

Рассмотрение
Исполнение
Согласование

Утверждение/Подписание
Регистрация
Ознакомление

Управление проектами

Трудовое время

Учет отсутствующих работников

Контроль исполнения

Встроенный механизм контроля воспроизведения поставленных задач, который предполагает:

• контроль сроков выполнения проектов;

• расчет рабочего времени по видам должностей;

• проведение анализа затрат рабочего времени служб, подразделений и отдельных лиц.

Мероприятия

Программный форум

Управление правами доступа

Основные настройки вида документа

Установка настроек вида документа выполняется на закладке Вид документа – Основные карточки вида документа. Здесь вы выбираете, чем он будет являться, при выборе другие опции могут быть заблокированы.

Настройка шаблона документа

При создании документа возможно автоматически заполнить его по шаблону. Добавлять и изменять шаблоны документов могут только ответственные за НСИ.

При создании вида документа удобно сразу добавить к нему шаблон документа и настроить автоматическое заполнение файлов. Эти настройки доступны в карточке вида документа на закладке Создание документов.

Настройки и доступность шаблона

На закладке Настройки можно по отдельности наложить запрет:

• на изменение реквизитов, заполненных из шаблона;

• редактирование файлов, добавленных из шаблона документа;

• удаление файлов, добавленных из шаблона документа.

Если настройки запрета установлены:

• то поля документа, заполненные из шаблона, будут доступны только для чтения;

• удаление и редактирование файлов, попавших в документ из шаблона документа, будет недоступно.

Доступ сотрудников к шаблону можно ограничить. Для этого на закладке Настройки необходимо перейти по гиперссылке Доступен всем и включить в список сотрудников, роли исполнителей, рабочие группы, подразделения, которые имеют право создавать документы по шаблону.

Рекомендуется добавлять в этот список не отдельных сотрудников, а рабочие группы или подразделения.

Наименование документа по шаблону

В шаблоне документа можно создать шаблон наименования документа. С его помощью будут автоматически формироваться названия документов по заранее установленному образцу без возможности их отредактировать. Это позволит повысить качество наименования документов на предприятии и добиться их унификации.

При изменении реквизита, участвующего в шаблоне наименования, он автоматически изменится в наименовании документа. Например, измененный регистрационный номер документа автоматически изменится и в наименовании.

Для настройки необходимо открыть карточку вида документа на закладке Шаблон документа и на закладке Реквизиты документа нажать на кнопку выбора (или F4) в поле Наименование документа.

В открывшемся окне из списка представленных реквизитов документа составляется шаблон его наименования. Отображаются как основные, так и дополнительные реквизиты документа.

Для создания шаблона необходимо перенести нужные поля из правой колонки в левую, разделить их любыми символами и сохранить настройку. Например: [Вид документа] с [Контрагент] № [РегистрационныйНомер] от [ДатаРегистрации]. Обратите внимание, что специальные скобки – [], в которые заключены автозаполняемые поля, нельзя удалять.

После сохранения настроек наименования документы этого вида будут формироваться автоматически по шаблону и будут недоступны для редактирования.

Если в момент создания документа какой-либо реквизит не задан, то при формировании наименования программа «пропустит» это поле. Но когда «пропущенный» реквизит документа будет заполнен, он автоматически появится и в наименовании.

Роли файлов в документах

Файлы в карточке документа разбиты на роли.

Создать и настроить роли можно в карточке вида документа.

Для роли файла можно установить настройки Обязательный файл и Только один файл:

• Обязательный файл – говорит о том, что файл должен непременно оказаться в карточке документа до его запуска в обработку. Иначе обработка не начнется.
  Только один файл – значит, что к документу может быть приложен только один файл с этой ролью.

В шаблоне документа для файла сразу можно указать роль, которая будет присвоена при создании документа по шаблону.

Роль файла в карточке документа можно поменять в незарегистрированном документе, по которому не запущена обработка: или командой Выбрать роль, или просто перенести файл в нужную роль с помощью Drag&Drop либо кнопки Добавить.

Автозаполнение файлов

Суть автозаполнения заключается в том, что при создании нового файла из шаблона программа автоматически заполняет его реквизитами документа по заранее настроенному правилу.

Правила содержат информацию о том, где и какие данные должны быть заменены, поэтому перед созданием правил рекомендуется заранее заполнить справочники видов документов и шаблонов файлов.

Автозаполнение поддерживается для файлов со следующими расширениями: Doc, Docx, Dot, Dotx, Txt, Html, Odt.

Есть и другие сценарии применения автозаполнения:

• При копировании документа прикрепленный файл копируется вместе с ним и заполняется данными из его новой копии. Но при этом данные строк, в отличие от данных полей, не перезаполняются, так как в новой копии отсутствуют подстроки, которые нужно заменить.

• К шаблонам документов можно приложить шаблоны файлов с настроенным автозаполнением. В этом случае при создании документа по шаблону шаблоны файлов скопируются в этот документ и заполнятся соответствующими данными.
  
  

Для включения или отключения возможности автозаполнения шаблонов файлов в настройках программы (Настройка программы – Работа с файлами) предусмотрен флажок Использовать автозаполнение шаблонов файлов.

Настройка автозаполнения выполняется в карточке вида документа на закладке Шаблон документа – Файлы по ссылкам Не настроено или Открыть.

Автозаполнение шаблонов файлов Microsoft Word

При настройке автоматического заполнения шаблонов файлов формата Doc, Docx, Dot, Dotх в открывшейся карточке достаточно отметить нужные поля на закладке Реквизиты, и программа автоматически создаст их в файле.

Для реквизитов можно выбрать падеж.

Для добавления нескольких полей для одного реквизита достаточно установить число полей в колонке Количество.

Если в сохраненной настройке убрать флажок реквизита, то программа автоматически удалит соответствующее ему поле из шаблона файла.

Помимо основных и дополнительных реквизитов для замены можно указать любые другие данные. Например: Должность сотрудника, подписавшего документ, Должность контактного лица получателя, Состав документа, ФИО контактного лица получателя и т. п. Для этого на закладке Скрипты указываются выражения на встроенном языке, на результаты которых будут заменены выбранные поля файла. Скрипт автозаполнения можно сразу же проверить.

После сохранения настроек программа автоматически добавит в шаблон файла специальные поля для замены.

Обратите внимание на некоторые особенности настройки скриптов:

• Выражение обязательно должно присваивать значение переменной РезультатОбработки. В противном случае результат его выполнения не будет вставлен в файл.

• Для автозаполнения ФИО сотрудников в шаблоне необходимо выбрать реквизит ПредставлениеВДокументах. Оформление реквизита отвечает требованию ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Если заполнения реквизита ПредставлениеВДокументах не произошло, необходимо проверить, заполнено ли соответствующее поле в карточке сотрудника.

Выражение, которое необходимо использовать для вставки должности пользователя, также приведено в демобазе «1С:Документооборота» в настройке автозаполнения документа «Приказ о направлении в командировку».

В скрипт можно вставить блок кода для склонения, выбрать алгоритм (общий код, который можно использовать во многих скриптах)

Приведем еще несколько примеров выражений на встроенном языке для настройки скриптов.

Для заполнения должности контактного лица получателя:

КонтактноеЛицо = Файл.ВладелецФайла.Контрагенты[0].КонтактноеЛицо;

РезультатОбработки = "";

Если ЗначениеЗаполнено(КонтактноеЛицо) Тогда

   РезультатОбработки = КонтактноеЛицо.Должность;

КонецЕсли;

Для заполнения поля Состав документа:

РезультатОбработки = ДелопроизводствоКлиентСервер.ПолучитьСтрокуСоставДокумента(Файл.ВладелецФайла);

Для заполнения должности адресата служебной записки (Адресат – дополнительный реквизит):

// Получаем сотрудника, указанного на вкладке "Свойства" карточка документа Сотрудник = АвтозаполнениеШаблоновФайловСервер.ПолучитьЗначениеДопРеквизитаОбъекта(Файл.ВладелецФайла, "Сотрудник");

РезультатОбработки = "";

Если ЗначениеЗаполнено(Сотрудник) Тогда

// Если сотрудник успешно получен, получаем его должность

РезультатОбработки = РаботаСПользователями.ПолучитьДолжность(Сотрудник);

КонецЕсли;

Пример,
Копирование уже существующего шаблона для другого здания

Рассмотрим на примере типового договора Солнцево д.13, если нам нужен точно такой же договор, но по другому адресу. 

Открываем раздел НСИ ссылка Виды документов, встаем на договор который собираемся скопировать F9, либо на иконку создать новый элемент копированием текущего.

Указываем название и группу где данный вид договора будет располагаться.

Данная команда скопирует все свойства договора во вкладке Основное и Нумерация, другие вкладки Создание документов, Настройки обработки и Роли файлов, нужно заполнить вручную

Также для работы требуется Скопировать дополнительные реквизиты, удобнее всего перейти к ним по ссылке Набор дополнительных свойств документов данного вида вкладка Основное

Откроется окно, в котором необходимо в правой части экрана нажать ПКМ и выбрать добавить и выбрать Добавить – Из другого набора

В данном примере поочередно нужно выбрать из набора Договор аренды сначала все поля № офиса, Этаж, Кадастровый номер – выбрать Сделать копию реквизита, так как значения данного поля уникальны.

А остальные поля, такие как: Поле конкретного здания, Наименование клиента, Целевое использование, Организация, Обеспечительный платеж, Переменная арендная плата и другие которые могут появиться позже, выбираем Добавлять реквизит как есть

По окончании все реквизиты необходимо вывести на форму. Для удобства значения можно подсмотреть в Доп реквизитах Договор аренды, и заполнить по аналогии, либо на своё усмотрение. 

Также изменить видимость и порядок дополнительных реквизитов, можно изменить через форму документа договора по кнопки Еще

Для добавления файлов Word и изображений планов зданий, необходимо перейти на вкладку Создание документов – Файлы, нажать Добавить, и выбрать файл с жесткого диска. После чего настройки автозаполнения можно либо скопировать, либо заполнить новыми данными, если требуется.

Связи между объектами

Eсть возможность установить связи между объектами (документами, мероприятиями, проектами и др.).

Как посмотреть связи объекта

Основные сведения о связях объекта можно посмотреть в окне Связи. Например, из списка документов окно открывается по ссылке из области просмотра и колонки Связи.

В карточке существующего объекта окно Связи открывается по ссылке на закладках Реквизиты и Обзор.

В карточке нового объекта связи отображаются на закладке Связи.

В окне Связи можно посмотреть данные о связанных объектах, открыть их, сформировать отчет о структуре связей, добавить и удалить связь.

По умолчанию отображаются только важные связи первого уровня. Кнопка раскрывает связи следующих уровней.

По умолчанию отображается не более трех уровней связей. Но это количество можно изменить в настройках программы (Настройка – Настройка программы – Документы – Связи документов – Отображать уровней).

Как настроить типы связей

Типы связей заполняются ответственным за НСИ на этапе подготовки программы к работе в справочнике Типы связей (раздел НСИ).

Справочник хранит возможные типы связей. В справочнике есть предопределенные элементы и предусмотрена возможность создания элементов вручную.

Характер связи может быть односторонним или двусторонним:

• Односторонняя связь содержит только прямую ссылку на другой объект (например, Связан с …).

• При установке двусторонней связи автоматически формируется обратная связь. Например, при установке из договора связи с типом Имеет доп. соглашения автоматически будет сформирована связь с типом Относится к договору из допсоглашения.

Связь может быть единичной или множественной. Единичная связь некоторого типа в объекте может быть указана только одна (например, ссылка на договор из допсоглашения), множественных – несколько.

Связь может относиться к конкретному виду документа – например, связь с типом Имеет доп. соглашения актуальна только для договоров.

Связь может ссылаться не только на другой объект, но и на файл или внешний ресурс. Связь на внешний ресурс представляет собой строку, в которой можно указать адрес внешнего ресурса, например URL.

Какой характер имеет связь (односторонняя или двусторонняя), какой тип является для нее обратным, является связь единичной или множественной, к каким видам документов она относится – все эти и другие настройки задаются в окне Настройки связей.

Окно открывается по одноименной команде в меню раздела НСИ.

Настройки связей

Окно Настройки связей предназначено для управления правилами, по которым устанавливаются связи.

По умолчанию в списке отображаются все настроенные в информационной базе связи. Для уточнения поиска следует использовать списки Ссылка из и Ссылка на:

• в списке Ссылка из можно выбрать объект, из которого настроена связь;

• в списке Ссылка на указывается объект, к которому настроена связь.

Некоторые связи являются предопределенными и не могут быть изменены или удалены. Они используются для автоматической установки связей, например: В ответ на, Отправлен ответ, Переписка по предмету и т. п. Для просмотра предопределенных связей необходимо установить флажок Показать предопределенные связи.

Чтобы связь с некоторым типом можно было использовать в документах, необходимо указать настройки этой связи. Для создания новой настройки предусмотрена кнопка Создать.

В карточке настройки связи необходимо указать следующие сведения:

• тип связи, для которого выполняется настройка;

• характер связи (единичная или множественная);

• из документов какого вида может устанавливаться эта связь;

• на документы какого вида может ссылаться эта связь;

• тип обратной связи (если не указан, то связь считается односторонней);

• характер обратной связи (единичная или множественная);

• является ли установка связи обязательной;

• является ли связь важной;

• следует расширять или копировать доступ к связанному документу.

В качестве вида документа, на который будет ссылаться связь, также может быть указан конкретный вид документа или только тип (файл, внешний ресурс, письмо и др.). Если конкретный вид документа не указан, то считается, что связь может быть установлена на любой объект указанного типа.

При создании настройки для двусторонней связи автоматически создается настройка обратной связи. При удалении настройки двусторонней связи автоматически удаляется и настройка обратной связи.

Обязательная установка связи

Установку связи для определенного вида документа можно сделать обязательной. Для этого в карточке настройки связи предусмотрен флажок Обязательная.

Если настройка включена, то программа не позволит создать документ этого вида без указания связи. При попытке записать такой документ откроется окно установки новой связи.

Например, у документа вида Дополнительное соглашение должна быть обязательная связь Относится к договору с документом вида Договор строительства. Если сотрудник создаст новое дополнительное соглашение и попытается записать его без указания связи, то откроется список договоров строительства, из которых нужно выбрать документ для установки связи. При этом программа автоматически установит отборы согласно заполненным реквизитам документа (например, по организациям или контрагентам).

Обязательная связь устанавливается автоматически при одновременном соблюдении следующих условий:

• документ создается на основании другого документа;

• между этими видами документов настроена только одна связь, эта связь обязательна для установки.

Как пометить связь важной

Связь можно пометить как «Важную». По умолчанию в списках отображаются только важные связи. Важные связи уточняют смысл документа – например, допсоглашение и связанный с ним договор. Все обязательные связи по умолчанию считаются важными.

Чтобы посмотреть все связи документа, в том числе и не помеченные важными, на командной панели окна Связи предусмотрена кнопка Посмотреть все связи.

Автоматическое расширение доступа к связанным документам

Доступ к связанным между собой документам можно синхронизировать. Например, если сотрудник получает доступ к допсоглашению, то он автоматически может получить доступ и к связанному с ним договору-основанию.

Указать, какие типы связей расширяют доступ, а какие нет, можно в списке Настройки связей (меню раздела НСИ).

Доступ можно Расширить или Копировать:

• При расширении сотрудники из списка Доступ в документе (поле Ссылка из) добавляются в связанный документ (поле Ссылка на) к сотрудникам, которые уже есть в связанном документе.

• При копировании список сотрудников полностью переносится в связанный документ.

Как установить связи

Установка связей может выполняться как автоматически, так и вручную. Автоматически устанавливаются связи с предопределенными типами:

• при регистрации ответных документов,

• при переадресации документов,

• при создании документов через подменю Создать на основании.

Но можно установить связь и вручную на закладке Связи карточки документа. Это можно сделать с помощью кнопки Добавить на командной панели или с использованием перетаскивания мышью.

Рассмотрим добавление связей вручную на примере документа. Допустим, сотрудник создал допсоглашение не на основании ранее заведенного договора, а отдельно, и теперь ему необходимо связать его с договором.

Для установки связи вручную следует нажать кнопку Добавить на закладке Связи в карточке допсоглашения. При этом откроется помощник создания связи, который позволит выбрать договор, указать тип связи и вписать комментарий (по желанию).

Подробнее о помощнике создания связи

На первом шаге помощник показывает список документов, с которыми можно установить связь. Этот список разделен на две подгруппы: Недавние и Возможные.

Если договор был одним из последних открытых документов, то он появится в списке Недавние. Если же договора в списке нет, то нужно выбрать его вручную через список Возможные.

Примечание: В списках Недавние и Возможные отображаются только те предметы и типы данных, которые можно связать с этим допсоглашением.

После выбора документа следует нажать кнопку Далее либо дважды щелкнуть по выбранной строке. Помощник создания связи перейдет на следующий шаг – выбор типа связи.

В окне выбора типа связи расположены следующие поля:

• Что связать – предмет, из которого создается новая связь.

• С чем связать – предмет, который выбран для создания связи.

• Тип связи – список возможных типов связи между выбранными предметами.

Примечание: Для выбора показаны не все заведенные в программе связи, а только те, что подходят для связываемых предметов.

• Комментарий – примечания к создаваемой связи.

Необходимо выбрать тип связи из списка возможных (по умолчанию выбрана первая строка), вписать комментарий (если это необходимо) и нажать Создать связь.

Созданная связь будет показана на закладке Связи карточки документа.

Более того, на закладке Связи видны не только связанные документы, но и их файлы. То есть, не открывая карточку связанного документа, можно ознакомиться с его файлами, сохранить их на диск или напечатать.

Для этого предназначены команды Открыть, Сохранить как, Напечатать, расположенные в контекстном меню списка и подменю Еще. Также можно сохранить или напечатать сразу несколько выделенных файлов из разных связанных документов.

Если ведется учет скан-копий оригиналов, то в окне Связи в крайней правой колонке для файлов выводится признак оригинала.

Внешние ссылки в связях

Ссылки на связанные объекты могут быть как внутренними, так и внешними.

Внешние ссылки могут вести на внешний ресурс или документ другого прикладного решения на платформе «1С:Предприятие».

Чтобы добавлять связь с внешней ссылкой, необходимо создать соответствующий тип связи, например «документ – внешняя ссылка». Для этого в меню раздела НСИ предусмотрена ссылка Типы связей.

Обратите внимание: открывать данные в других прикладных решениях «1С:Предприятия» можно только по внешним ссылкам. Они формируются по кнопке Внешняя в окне получения ссылки исходной базы.

Представление внешней ссылки в связях документа можно изменить. Для этого при добавлении связи документа с внешними данными можно вписать комментарий, который и станет представлением ссылки.

Отчет по структуре связей

Отчет Структура связей документа (одноименная кнопка на командной панели окна Связи) в виде дерева показывает структуру всех связанных документов (в том числе нижних уровней).

В дереве выводятся документы с указанием заголовка, номера, даты. Связи выводятся в виде линий, соединяющих документы. К каждой линии выводится подпись с типом связи.

В отчете предусматривается отбор по типу связей и по количеству уровней вложенности.

Работа с документами

Единый справочник документов

В программе предусмотрен единый справочник документов – Документы.

(расположенный Документы – Документы)

Разделение на документопотоки (входящий, исходящий, внутренний) ведется внутри вида документа настройками Является входящей корреспонденцией, Является исходящей корреспонденцией, остальные документы считаются внутренними.

В зависимости от выбранных настроек для документа устанавливается определенный порядок обработки, становятся доступны определенные реквизиты и др. Это позволяет гибко и быстро настроить программу под конкретное предприятие

Режимы просмотра

В списке документов возможны следующие режимы просмотра:

• списком,

• по папкам,

• по категориям,

• по видам документов,

• по вопросам деятельности,

• по контрагентам,по номенклатуре дел,

• по делам (томам),

• по проектам.

Режим просмотра выбирается в меню Еще – Просмотр и в контекстном меню списков.

Программа запоминает выбранный режим просмотра и восстанавливает его при каждом открытии списка.

Режим просмотра списка используется при создании нового документа. Например, при просмотре по видам документов текущий выбранный вид будет сразу подставлен в карточку создаваемого документа.

Примечание: Также можно перетащить документ с помощью мыши из одного разреза в другой, при этом автоматически будет изменен соответствующий реквизит документа (например, вид или проект).

Область быстрого просмотра

В списке документов предусмотрена область быстрого просмотра. Благодаря области просмотра можно выполнять большинство действий с документами, не открывая их карточки.

По умолчанию область просмотра скрыта. Для ее отображения в меню Еще – Настройки предусмотрена команда Показывать область просмотра документа.

На закладке Предпросмотр можно ознакомиться с основными и дополнительными реквизитами, кратким содержанием документа и работать с прикрепленными файлами, не открывая карточки документа. Из контекстного меню списка файлов доступны те же команды, что и из списка файлов в карточке документа: просмотреть, сохранить на диск, напечатать, отредактировать и др.

Сведения на закладке Задачи помогут определить, у кого сейчас в работе находится документ, и быстро перейти к связанным данным. На закладке отображаются все активные задачи, запущенные по этому документу (красным цветом отмечены просроченные), и все связанные с текущим документом объекты (например, допсоглашение договора).

Область быстрого отбора

Область позволит быстро отобрать документы по данным, учет которых ведется в программе: период, организация, контрагент, проект, вид документа и др. Значение можно ввести в строку поиска, нажать Показать все для выбора уже имеющихся в программе значений или иконку «+» для создания нового объекта.

Быстрый отбор, установленный в списках документов или других объектов, автоматически применяется при повторном открытии списка. Заполненное поле быстрого отбора выделяется цветом. Это поможет не забыть об установленном отборе. После очистки поля выделение снимается.

Признак прочтенности документов

Документы, которые сотрудник еще не просмотрел, выделяются в списке жирным шрифтом.

Документы считаются просмотренными при открытии их карточки, отображении области просмотра в списке документов и при открытии файла документа. Если в дальнейшем кто-то внесет изменения в карточку документа или его файл, то для текущего пользователя он снова станет непрочтенным.

В списке документов есть отбор по признаку Прочтенные/Непрочтенные.

В контекстном меню списка есть команда Пометить как прочтенные/непрочтенные.

Дополнительно в список документов через команду Еще – Изменить форму можно вывести колонку с иконкой (Прочтенность), по умолчанию она скрыта.

Создание документа

Создать документ можно различными способами, например: на основании одного или нескольких документов, файлов, писем, контрагента и др., из командной панели любого списка или карточки объекта.

Также создать новый документ можно с помощью команды Создать – Документ в меню раздела Документы или с помощью кнопки Создать на командной панели списков документов.

Во всех перечисленных случаях откроется помощник создания документа, в котором можно выбрать заранее подготовленный шаблон или создать пустой документ.

Для удобства выбора все шаблоны документов отсортированы по частоте использования и видам документов.

При создании документа по шаблону его реквизиты будут заполнены указанными в шаблоне данными, могут быть присоединены файлы. Шаблоны документов служат для унификации создаваемых на предприятии документов и снижения трудозатрат на их подготовку.

Создание документов на основании других документов. На командной панели карточки каждого документа есть команда Создать на основании. С ее помощью можно создавать другие документы на основании уже существующих, автоматически устанавливая связь между ними.

Предположим, нужно создать акт к ранее зарегистрированному договору. Самый быстрый вариант – воспользоваться командой Создать на основании из карточки договора, к которому относится этот акт. Программа автоматически заполнит поля Контрагент, Контактное лицо контрагента, Сумма и сформирует связь с договором, к которому относится акт.

При записи такого документа, созданного на основании другого, программа предложит установить между ними связь.

При создании документа через меню На основании в его карточке появляется поле Предмет переписки. Поле заполняется автоматически в следующих случаях:

• при создании исходящей корреспонденции на основании другого документа;

• при создании документа на основании исходящей корреспонденции с заполненным предметом переписки;

• при создании исходящей корреспонденции на основании входящей корреспонденции с заполненным предметом переписки;

• при добавлении связи с типом Содержит переписку по между документами вручную.

Незаполненное поле Предмет переписки не отображается в карточке документа.

Интерфейс карточки документа

При добавлении нового документа карточка документа открывается на закладке Обзор.

Карточка документа содержит все сведения о документе и команды для работы с ним.

Просмотр сводной информации о документе

Ключевую информацию о документе можно получить на закладке Обзор в карточке каждого сохраненного документа записанного в базе данных.

Сводная информация отображает ключевые реквизиты документа, некоторые из которых являются гиперссылками.

Например, ссылка Срок действия открывает окно изменения срока действия документа.

Слева от сводной информации на закладке Обзор отображается список приложенных к документу файлов. Файлы, помеченные на удаление, по умолчанию скрыты. Чтобы они отображались, нужно выполнить команду Показывать удаленные в меню Еще.

В нижней части закладки Обзор расположены иконки, отражающие состояния документа:

• наличие незавершенных задач по документу,

• статус электронной подписи,

• наличие категорий,

• состояние процесса СВД,

• состояние контроля.

Иконки оформлены в виде ссылок, по которым выполняется переход к соответствующим данным.

По умолчанию закладка Обзор включена для всех пользователей информационной базы. Закладку можно отключить, сняв флажок Использовать обзор документов в персональных настройках.

После этого:

1. Карточки документов будут открываться на закладке Реквизиты.

2. Присоединенные файлы будут отображаться на закладке Файлы.

Закладка «Реквизиты»

Основные реквизиты документа находятся на закладке Реквизиты. Состав полей закладки зависит от настроек программы и типа выбранного документа.

Например, если в программе включены все настройки, для документа закладка Реквизиты будет выглядеть следующим образом:

Реквизиты этой закладки объединены в смысловые группы:

• Общие реквизиты,

• От кого,

• Кому,

• Реквизиты,

• Хранение.

Общие реквизиты. Указываются вид документа, его регистрационный номер, наименование и краткое описание. Для удобства заполнения полей предусмотрены подсказки ввода – серый текст, который выводится в незаполненном поле.

Незаполненные поля Регистрационный номер и Дата регистрации в карточке документа отображаться не будут.

Для присвоения регистрационного номера нужно нажать кнопку Зарегистрировать на командной панели карточки, предварительно заполнив обязательные поля.

Группа «От кого». Для входящей корреспонденции в поле Отправитель рекомендуется указывать информацию о контрагенте. В поле Подписал – контактное лицо, с которым велась работа. Из каждого поля можно открыть соответствующую карточку: корреспондента или контактного лица.

Оба поля содержат историю выбора со стандартными кнопками Показать все и Создать (для создания нового корреспондента/контактного лица).

Подбор контрагента/контактного лица возможен по наименованию, контактной информации, ИНН или КПП. Если с помощью автоподбора или истории ввода нужный корреспондент не найден, то прямо из поля при помощи ссылки Показать все можно перейти к списку всех корреспондентов.

Если в поле Отправитель введен ИНН контрагента, который не найден, его можно создать прямо из поля ввода. При нажатии кнопки Создать карточка контрагента будет автоматически заполнена данными по уже введенному ИНН.

Примечание: Для автоматического заполнения по ИНН должна быть подключена и настроена Интернет-поддержка пользователей.

После нажатия кнопки Выбрать данные будут автоматически добавлены в соответствующие поля Отправитель и Подписал.

Поле В ответ на заполняется только в том случае, если документ поступил в ответ на исходящую корреспонденцию. Для быстрого подбора исходящей корреспонденции достаточно ввести ее регистрационный номер или наименование в поле В ответ на.

Присвоение регистрационного номера исходящей корреспонденции выполняется секретарем после того, как документ согласован и утвержден ответственным лицом. Реквизиты Дата и Способ отправки устанавливаются в момент отправки, которая может совпадать по времени с моментом регистрации или выполняться отдельно позже. После записи исходящей корреспонденции, являющейся ответной, у соответствующей входящей корреспонденции реквизит Отправлен ответ устанавливается автоматически.

Реквизит заполняется данными, присвоенными отправителем входящей корреспонденции. Это упростит поиск информации о документе, на который должен быть дан ответ. Поддерживается автоподбор.

Группа «Кому». Поле Организация показывается в случае ведения документооборота для нескольких организаций (настройка программы Использовать учет по организациям должна быть установлена). В программе можно создавать документы без привязки к конкретной организации, входящей в состав предприятия. Например, в холдингах/группах компаний это могут быть политики (политика управленческого учета, политика информационной безопасности), бюджеты, справочные документы, некоторые виды заявок (в АХО, ИТ и др.).

Во входящей корреспонденции в поле Адресат отображается имя сотрудника, которому поступил документ. В поле Подразделение указывается подразделение, в которое адресован документ.

Для исходящей корреспонденции в этой группе реквизитов указывается получатель. Перейти в режим ввода нескольких получателей исходящего документа можно кнопкой Режим ввода нескольких получателей, которая расположена справа от поля Получатель. Для переключения обратно в режим ввода одного получателя нужно использовать кнопку Один получатель, расположенную на командной панели списка получателей.

Если нужный контрагент или список рассылки отсутствует в списке, то требуется его создать.

Если выбран список рассылки, то документ будет направлен всем контрагентам, указанным в списке рассылки.

В программе можно проверять корректность заполнения ИНН и КПП контрагентов через специализированный веб-сервис Федеральной налоговой службы в режиме онлайн. Если проверка включена, то при подборе недействительные контрагенты выделяются красным шрифтом.

Группа «Реквизиты»

• Срок исполнения, Срок действия;

• Сумма;

• В т. ч. НДС;

• Гриф;

• Проект;

• Состояние;

• Ответственный;

• Вопрос деятельности.

Группа «Хранение». В группе Хранение следует указать информацию о количестве экземпляров и листов документа. Программа использует эти сведения для автоматического контроля числа листов при списании в дело.

Примечание: Поля учета состава документа (количество листов и экземпляров) показываются, если установлена настройка программы Использовать состав документов.

Количественные сведения о составе редактируются непосредственно в поле либо в специальном окне, которое открывается кнопкой выбора.

Поле Номенклатура дел показывается, если для указанного вида документа в настройках установлено Вести учет по номенклатуре дел. Это поле используется для формирования регистрационного номера документа с использованием индекса по номенклатуре дел.

Поле Форма предназначено для разделения документов по формам хранения: на бумаге, в электронном виде или смешанно. Отображается, если в карточке вида документа установлена настройка Вести раздельный учет бумажных и электронных документов.

В поле Место хранения вводится информация о территории, помещении и месте хранения документа. Подробнее см. в разделе «Места хранения бумажных документов». В поле Ответственный за хранение указывается сотрудник, который отвечает за то, чтобы документ находился в указанном месте хранения.

В поле Помещен в дело указывается ссылка на дело (том), в которое помещен документ. Заполнение этого поля выполняется в момент фактического списания документа в дело.

Группа «Добавить файл». При создании к документу можно добавить один или несколько файлов: загрузить с диска или сканировать. Если ведется учет скан-копий оригиналов, то при загрузке файлы соответствующих форматов будут помечены как скан-копии и закрыты от изменения.

Закладка «Обработка»

На закладке Обработка в карточке документа собрана вся информация по действиям над документом. Здесь видно, кто, что и когда сделал или не сделал с документом, «на ком сейчас мяч», какие сроки, куда документ направится далее и прочее.

Закладка «Дополнительно»

Если общая настройка программы Использовать учет доступа к персональным данным установлена, то в карточке документа на закладке Дополнительно появляется список физических лиц, персональные данные которых хранит этот документ.

Список физических лиц будет автоматически распространен на все файлы, присоединенные к документу, и их версии. Также при этом будет протоколироваться доступ к полю Содержание документа. Не рекомендуется использовать другие поля документа (например, Наименование или Комментарий) для хранения персональных данных физических лиц, так как доступ к другим полям не протоколируется в журнале регистрации.

Закладка «ЭП»

Если в настройках программы установлен флажок Использовать электронные подписи, то в общем списке документов появляется колонка Подписан.

Статус ЭП может быть следующим:

• Синий значок в списке документов говорит о том, что подпись еще не проходила проверку.

• Зеленый значок и выделение в карточке документа говорят о том, что ЭП прошла проверку и получила статус Верна.

• Красный значок и выделение в карточке документа говорят о том, что подпись неверна.

Если документ подписан ЭП, то в его карточке появляется закладка ЭП, где, собственно, эти подписи редактируются и проверяются.

Примечание: Если документ подписан, то его редактирование невозможно. И, чтобы внести изменения, сначала нужно удалить все подписи. Причем каждый сотрудник может удалять только свои подписи. А право удаления всех подписей принадлежит только администратору.

Из карточки ЭП можно сохранить подпись в файл с расширением p7s (например, для пересылки по электронной почте) с помощью кнопки Сохранить в файл, а также посмотреть сертификат подписи. В карточке сертификата отображаются сведения о том, кем, когда и кому он выдан, и другая информация.

При регистрации подписанного документа программа автоматически проверяет ЭП самого документа и всех прикрепленных к нему файлов. Если хотя бы одна из подписей не пройдет проверку, то регистрация документа прервется. Чтобы зарегистрировать такой документ, сотруднику необходимо удалить ЭП этого документа. Для этого программа предложит перейти к результатам проверки, откуда можно перейти к удалению подписей.

Закладка «Переадресован»

Документ, являющийся входящей корреспонденцией, может быть переадресован либо на ваше предприятие, либо из него. Ярким примером здесь служат обращения граждан. Их регулярно получают из вышестоящего органа и переадресуют в нижестоящий. Отсюда и две группы реквизитов: От кого переадресовано и Кому переадресовано.

От кого переадресовано. Здесь указываются контрагент и контактное лицо, которое его переадресовало. В этой же закладке программа позволяет переадресовать документ далее.

Кроме того, может быть указан срок, в который нужно предоставить ответ переадресовавшему. Например, вышестоящий орган переадресовал жалобу гражданина и требует отчет по результатам рассмотрения этой жалобы в тридцатидневный срок.

При работе с большим объемом документов рекомендуется использовать отчеты для поиска и контроля подобных ограничений по срокам. В отчете Входящие документы в варианте Список документов, требующих ответ переадресовавшему истекший срок ответа подсвечивает документ красным.

Чтобы отправить ответ переадресовавшему, можно воспользоваться кнопкой Отправить ответ, расположенной возле поля Требуется ответ в срок. При этом для созданного исходящего документа будет установлена связь с типом Ответ переадресовавшему.

Кому переадресовано. Для переадресации входящей корреспонденции необходимо нажать кнопку Переадресовать на этой закладке. Откроется карточка исходящего документа, где необходимо указать вид документа, контактное лицо или контрагента, которому отправится документ.

После записи исходящего документа сведения о новом адресате автоматически появятся в карточке входящего.

При этом для перенаправленного документа будет установлена связь с типом Переадресован документом.

Примечание: Для комфортного отслеживания срока ответа на переадресованный документ не забудьте указать период ожидания. Только в этом случае с помощью отчета Исходящие документы можно получить список документов, срок ожидания ответа которых истек.

Если на предприятии не используется переадресация, отображение закладки Переадресован можно отключить. Для этого предусмотрена настройка Переадресация во входящих документах (Настройка – Настройка программы – Документы).

Закладка «Категории»

Закладка доступна, если настройка программы Категории для документов и файлов включена (Настройка – Настройка программы – Делопроизводство).

На этой закладке можно задать категории для документа. Делается это с помощью кнопки Подобрать. После ее нажатия открывается дерево категорий.

Если категории уже установлены, то в заголовке закладки отображается их количество. В списке документов добавляется колонка Категории, также добавляется команда Установить категории на командной панели. И колонка, и команда помечены значком .

Команду Установить категории логично использовать при категоризации сразу нескольких документов. При ее нажатии откроется окно подбора категорий сразу для всех выбранных в списке документов.

Закладка «Доступ»

Для всех документов, мероприятий и проектов работает принцип автоматического назначения прав всем. Список сотрудников, получивших доступ к объекту, можно посмотреть в карточке объекта на закладке Доступ.

Панель навигации в карточке документа

Панель находится в верхней части карточки любого документа и служит инструментом быстрого доступа к дополнительным сведениям, таким как:

• Журнал передачи – содержит сведения о передачах бумажных версий документа (оригинала и копий) сотрудникам.

• Переписка – показывает всю переписку по документу в виде иерархии документов. Иконкой отмечена входящая корреспонденция, а иконкой – исходящая. В историю переписки попадают документы, письма встроенной почты, у которых в качестве предмета переписки указан текущий документ.

• Форум – показывает списки всех тем форума, связанных с документом.

• Процессы и задачи – показывает списки всех процессов и задач, связанных с документом.

• История изменений – показывает историю изменений (версий), позволяет просмотреть определенную версию, сравнить разные версии. Команда показывается, если в настройках программы установлен флажок Использовать версионирование объектов, а также указан вариант версионирования (ссылка на настройку версионирования расположена рядом с флажком Использовать версионирование объектов в общих настройках программы).

Проверка орфографии в карточке документа

В полях Заголовок и Содержание карточки документа предусмотрена проверка орфографии.

Для этого в меню Еще – Документ появилась команда Проверить орфографию. Горячая клавиша – F7.

Примечание: Проверка орфографии ведется средствами Microsoft Word через com-объект, поэтому она недоступна в веб-клиенте и на ОС, отличных от Windows.

Печать карточки документа

С помощью группы команд Печать из карточки и списка документов можно распечатать:

• карточку документа,

• файлы документов,

• регистрационный штамп,

• штрихкод на наклейке,

• штрихкод на странице.

При печати карточки документа на печать выводятся не только реквизиты документа, но и файлы, задачи, процессы, журнал передачи, дополнительные реквизиты и связанные документы. Состав выводимых на печать данных можно настроить.

После нажатия кнопки Печать открывается окно изменения макета, в котором можно включить режим редактирования и внести необходимые изменения.

Программа предоставляет возможность быстро напечатать сразу все файлы одного или нескольких документов, в том числе файлы связанных документов. Для этого необходимо выделить один или несколько документов в списке, выполнить команду Печать – Напечатать файлы.

Сохранение сведений о создании документа

У документов есть реквизит Создан. Реквизит хранит сведения о том, кто и когда внес документ в программу, и автоматически заполняется при создании документа. Значение недоступно для изменения.

Эта информация может быть необходима, например, если секретарь вносит в базу документ, подготовленный другим сотрудником. В таком случае секретарь укажет другого сотрудника в поле Подготовил, а программа автоматически заполнит реквизит Создан текущей датой и данными о секретаре.

Реквизит Создан по умолчанию скрыт, так как используется в основном при урегулировании спорных ситуаций.

Чтобы вывести значение реквизита в интерфейс, необходимо:

1. В карточке документа перейти на закладку Дополнительно.

2. Через меню Еще – Настройки – Изменить форму вывести поле Создан.

Сквозной пример
Создание договора аренды

Рассмотрим на примере Договоры аренды
Создать Договоры аренды можно двумя способами, из списка документов или без открытия списка документов (договоров) с Начальной страницы.

Первый способ из списка документов/договоров: 

Открываем Документы – Документы

Нажимаем Создать  – Выбираем из списка (либо поиском) нужный вид договора – Нажимаем Создать

Второй способ на Начальной странице:

Нажимаем “+” в списке Реестров

Выбираем из списка (либо поиском) нужный вид договора – Нажимаем Создать

Заполнение договора

В открывшейся форме заполняем следующие данные:

• добавляем вторую сторону, выбираем нужного контрагента, а также ответственное лицо которое будет указано в подписи

Вводим наименование, и можем сразу выбрать Контактное лицо (если заполнено) у данного ИП

или ИНН

если Контрагента нет, тогда выбираем Создать по ссылке или жмём на иконку

и заполняем известные нам данные в карточке контрагента на всех трёх вкладках

• Основные сведения (наименование, вид контрагента, инн, банковский счет)

• Адреса и телефоны (фактический, юридический, почтовый, телефон, факс, email)

• Контактные лица - Добавить (ФИО, должность)

Пример заполнения Основные сведения

Пример заполнения Адреса, телефоны

Пример заполнения Контактные лица

• наименование, буквы клиента

• целевое использование

• номер офиса (кв.м. заполнится автоматически, согласно таблице)

• этаж и кадастровый номер будет сразу заполнен, выводится для информации и для будущей аналитики (если потребуется)

• сумму договора (также можно включить НДС, если требуется)

• выбрать дату начала договора (указывается в документе Word) и окончания, также условия продления, если продлевается 

• Нажимаем кнопку Записать.

Убеждаемся что всё заполнено верно, при необходимости добавляем вложения (согласно ТЗ сделать это можно в любой момент)

жмём Зарегистрировать

Примечание: момент регистрации пользователь выбирает самостоятельно.

Появится окно, с предварительно заполненными данными, которые пользователь может корректировать по желанию самостоятельно.

Например, добавим буквы “т” в номер кабинета в начале номера договора.

Заполнится поле “Рег. №:”  и дата “от”

В списке документов  (Документы - Документы) данный договор будет также отображаться номер. Поиск договора осуществляется с помощью ввода любых известных значений.

Также имеется запись видео как заполнять договор 

Контроль оригиналов, сроков договоров, ежедневные уведомления окном или в центр уведомлений из программы, или письмом на почту

Ежедневно утром (примерно в 08:00-08:15 по местному времени) ДО выполняет рассылку уведомлений об окончании сроков договоров, отсутствующих оригиналов (см. скрин)

Дополнительные реквизиты в договоре

Настройки дополнительных реквизитов для подстановки и автозаполнения Договоров

Открыть форму заполнения и редактирования дополнительных реквизитов документа можно двумя способами:

1. НСИ - Виды документов - Выбрать из списка нужный вид документа (договора) - Основное - Набор дополнительных свойств документов данного вида

2. Настройка - Дополнительные реквизиты - Доп.свойства справочника “Документы” - Договор аренды Солнцево д.13

В данной форме расположены все созданные реквизиты. Можно отредактировать, либо добавить новые

Офис добавить - изменить

Рассмотрим на примере офиса, как добавить или изменить номер офиса и/или кв.м.

Дважды кликаем мышью по строке № офиса

Переходим на вкладку Значения

Двойным кликом выбираем, например, значение 201, откроется окно, где Полное наименование, это значение кв.м. которое участвует в заполнении файла Word. (1,2). Отредактируйте значения и нажмите Записать и закрыть. Если ничего изменять не нужно, просто закройте окно нажав на крестик на форме.

Для создания нового офиса нажимаем Создать (3) и откроется точно такое же окно (2) где необходимо будет указать значение кабинета и кв.м., после чего нажать Записать и закрыть.

Если необходимо просмотреть все значения кабинетов, нажимаем кнопку Еще – Показать в списке

Откроется форма, где будут перечислены все дополнительные реквизиты, из этой формы тоже можно их открывать и редактировать. 

Другие реквизиты, например, Этаж, Кадастровый номер и т.д. редактируются и создаются аналогичным способом.

Редактирование файлов MS Word

Порядок действий: 

• открыть карточку документа договора

• выделить файл который собираетесь редактировать

• нажать на иконку или через контекстное меню правой кнопки мыши выбрать Редактировать

• откроется MS Word 

• после редактирования нажимаем в MS Word - Сохранить 

• и закрываем программу MS Word

• в 1С ДО название файла открытый для редактирования станет зеленым цветом и с правой стороны сообщение о том что файл занят вами

• для внесения изменений в выделенном файле, нажимаем на иконку 

• или через контекстное меню правой кнопки мыши выбрать Закончить редактирование, либо нажать Отменить редактирование, если сохранять изменения не требуется

• появится окно с просьбой указать описание внесенных изменений, и нажать Готово.

• данное заполнение можно проигнорировать и сразу нажать Готово, но для удобства лучше указать, что именно изменили в файле

• после сохранения, название файла снова станет черного цвета, значит все изменения сохранились

Просмотр истории изменений файлов MS Word

Для просмотра истории изменений файла, нужно выполнить следующие действия: 

• открыть карточку договора

• выбрать файл

• с помощью правой кнопки мыши вызвать контекстное меню, выбрать Открыть карточку

• в карточке перейти по ссылке Версии

• откроется таблица версий файла, выделив интересующую строку файла, и нажать Открыть версию, можно посмотреть как выглядел файл на тот или иной момент времени

• при необходимости перейти на предыдущую версии файла для документа, нажать Сделать активной выбранную версию

Журнал передачи документов (договоров)

Журнал передачи можно открыть непосредственно из карточки документа

или Документы - Журнал передачи

Как работать с журналом передачи документов

Создание записи в журнале передачи

Создать запись журнала передачи можно прямо из карточки и списка документов при помощи команды Запись журнала передачи в меню Создать на основании.

При этом открывается карточка записи журнала передачи для документа.

Для передачи нескольких документов нужно выделить их в списке, также перейти в меню Создать на основании и выполнить команду Запись журнала передачи.

При этом откроется окно для записи передачи нескольких документов.

При нажатии кнопки Передать будут созданы записи журнала передачи для каждого документа.

Срок возврата документов

В журнале передачи документов можно указать, на какой срок передается документ. Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит Срок возврата.

Документы, не возвращенные вовремя, отображаются в журнале передачи красным цветом. Также в отчете Журнал передачи есть вариант Документы, не возвращенные в срок сотрудниками, который показывает список документов, не возвращенных в отведенный срок.

Передача контрагенту

В журнале передачи можно отразить передачу документа не только собственным сотрудникам, но и контактному лицу контрагента. Например, может быть отражена передача бумажного договора на подпись контрагенту. Для этого в записи журнала передачи в поле Кому передан можно указать контактное лицо.

Список документов, которые находятся на руках у контрагентов, можно получить с помощью отчета Журнал передачи.

При этом также возможно получить список документов, не возвращенных в срок контрагентами. Также в отчете Журнал передачи созданы варианты, которые позволяют получить статистику по сотрудникам и контрагентам, которые чаще других задерживают документы.

Автоматическое отражение передачи контрагенту

При отправке исходящего документа, созданного на основании документа – предмета переписки, программа предлагает отразить передачу документа в журнале передачи. При утвердительном ответе автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу документа контрагенту-получателю.

Поступивший документ автоматически помечается как возвращенный от предыдущего держателя.